NEA pályázatok helyszíni ellenőrzésének tapasztalatai

NEA PÁLYÁZATOK HELYSZÍNI ELLENŐRZÉSÉNEK TAPASZTALATAI

(JELENSÉGEK ÉS ÖSSZEFÜGGÉSEK)

Szerkesztette a Somogy Megyei Civil Információs Centrum és az ÉLÉSTÁR Fogyasztóvédelmi és Jogvédő Egyesület, Kaposvár

1.) A KEREKÍTÉS SZABÁLYAI:

Minden egyes számla és bizonylattételt 5 Ft-ra, vagy 0-val végződő összegre célszerű kerekíteni, azért mert egyrészt megfeleljünk a hatályos jogszabályoknak, másrészt a számla, mint alapbizonylat, kiadási bizonylat, a NEA beszámoló számlaösszesítője, és a saját szervezeti könyvelés összhangja összegszerűségében megvalósuljon.

pl.: 2247 Ft kézi számla esetén: (pénztári gépi számla, ún. „kutyanyelv” számla esetén maga a szoftver kerekít.) 2245 Ft- ra kerekítünk a kiadási bizonylaton, ugyanezen érték kerül a könyvelésbe, és a NEA pénzügyi beszámoló számlaösszesítőjébe is.

2.) TELJESÍTÉSI IGAZOLÁS, ÍRÁSBELI SZERZŐDÉS, MEGRENDELŐ

A NEA pénzügyi szabályzat és a hatályos jogszabályok szerint a 100 ezer bruttó értéket meghaladó számlák esetében szükséges az írásbeli megrendelő vagy írásbeli szerződés, ugyanezen esetben kell beküldeni a NEA beszámoló mellékleteként a szerzőség, megrendelő és számla, kiadási bizonylat záradékolt, hitelesített másolatát.

Ebben az esetben a pénzügyi szabályzat nem írja elő szükségszerűen és elengedhetetlenül az ún. „Teljesítési igazolás” szerkesztését és kiadását a számlán szereplő szolgáltatásra, valamint a kifizethetőségre.

Ugyanakkor egyrészt az átláthatóság, másrészt az ellenőrzési tapasztalatok alapján kívánatos az ilyen esetekben is a kedvezményezett civil szervezetek részéről a teljesítései igazolás kiadására, megléte és annak hiteles másolatának beküldése vagy éppen helyszíni ellenőrzéskor bemutatása.

Álláspontunk szerint a „támadhatóság elkerülése”, további ellenőrzési kérdésfelvetések megelőzése érdekében, célszerűnek tartjuk és javasoljuk, hogy minden egyes írásbeli szerződés és írásbeli megrendelés esetén állítsanak ki a kedvezményezett civil szervezetek írásbeli teljesítési igazolást – 100 ezer Ft bruttó értékhatár alatt is.

Ingatlanbérleti szerződés esetében az előzőek irányadóak, és a bérletre a NEA pénzügyi szabályzat egyébként is írásbeli megrendelési formát, írásbeli szerződést ír elő.

3.) ÍRÁSBELI SZERZŐDÉS, MEGRENDELŐ, AJÁNLATKÉRÉS,  A DÖNTÉS ÁTLÁTHATÓSÁGA

A 100 ezer Ft feletti bruttó értéket meghaladó, és emiatt írásbeli szerződést, írásbeli megrendelést feltételező NEA beszerzések, igénybe vett szolgáltatások esetén kívánatos – az előzőekben felvetett indokok alapján – az eladó, szállító partner kiválasztására vonatokozó döntés megalapozásához nyílt, akár internetes hirdetés, pályázat, árajánlat-kérés, vagy meghívásos ajánlatkérés lebonyolítása és dokumentálása. Árajánlat kérése esetén célszerű – az elfogadottal együtt – legalább három ajánlat beszerzése.

Hangsúlyozzuk, hogy amennyiben ezen feltétel a pályázati kiírásban vagy egyéb jogszabályban nem szerepel, nem kötelező, de a kedvezményezett civil szervezet saját jól felfogott érdekében – célszerű.

4.) NÉHÁNY EGYÉB GYAKORLATI ÖSSZEFÜGGÉS ÉS AJÁNLÁS

4.1. Gyorsítja az ellenőrzés hatékonyságát – gyakorlati tapasztalatok alapján –  és az EMET (Emberi Erőforrás Támogatáskezelő)  munkatársainak is pozitív hozzáállását kiváltja az, ha a bizonylatok, számlák szélén feljegyzés jelleggel megjelöljük a számlaösszesítő sorszámait, azonos számla több költségvetési sorra történő elszámolása esetén mindegyik költségvetési sort. Mert ez egyértelművé teszi a bizonylatok és a költségvetési sorok összhangját, megalapozottságát.

4.2. A NEA költségvetés T1 (térítésmentes hozzájárulás) sorával és így az önrész elszámolásával kapcsolatban – a NEA pénzügyi szabályzat szerint – a regisztrált közérdekű önkénteseket fogadó szervezetnek, a civil pályázati kedvezményezettnek a kinyomtatott és cégszerűen aláírt számlaösszesítő mellékleteként eredeti példányban be kell küldenie az ezen költségvetési sorra vonatkozó önkéntesek aláírását is tartalmazó Nyilatkozatokat postai úton az EMET-nek.

Ebben az esetben célszerű és kívánatos az elszámoló civil szervezet saját biztonsága érdekében az, ha nemcsak másolati példánnyal rendelkezik ezekről a nyilatkozatokról, de azok kiállításakor két példányban írják alá, így esetleges pályázatkezelői, irattári adminisztratív nem várt helyzet esetén (az eredeti nyilatkozatok elkeveredése, megsemmisülése esetén) is a kedvezményezett rendelkezik eredeti dokumentumokkal, amelyet a helyszíni ellenőrzéskor is be tud mutatni és támadhatatlanul igazolni képes az önrész felhasználását.

4.3.  A helyszíni ellenőrzések tágabb értelmű és a pályázatírással, a költségvetési tételek szöveges indokolásával kapcsolatos tapasztalat az, hogy a költségvetési soronként az indokolásban a pályázók egyrészt vagy alig írnak indokot, tehát szinte a minimális elvárásnak sem felelnek meg, vagy túlzottan konkrétan, részletesen, mennyiségi és minőségi, netán márka, típus, sorozat megjelölést alkalmaznak.

Álláspontunk szerint – későbbi elszámolási és gyakorlati ellenőrzési problémát okozhat a túlzott részletesség ebben a vonatkozásban. Vajon melyik szervezet tudhatná előre, hogy 10 hónap múlva, a támogatási időszakban konkrétan és egyedileg mire lesz szüksége vagy éppen mit tud és milyen áron beszerezni?

Kerülendő a túlzott és abszolút konkrét beszerzés, igénybe vett szolgáltatás meghatározása. (Pl.: tárgyi eszköz esetében nyomtató, fénymásoló konkrét márka, típusszám megjelölése, irodaszer megjelölése, mint fogyóeszköz megjelölése esetén írószerek: toll, ceruza db szám szerinti meghatározása.)

Amennyiben a pályázat mégis  ilyen konkrétumokat tartalmaz a beszámoló értékelését végző EMET referens, illetve a helyszíni ellenőrzést folytató munkatársak kénytelenek ragaszkodni ezen tételek teljesítéséhez. Ami adott esetben hátrányt okozhat a kedvezményezett civil szervezetnek.



Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük

Ez az oldal az Akismet szolgáltatást használja a spam csökkentésére. Ismerje meg a hozzászólás adatainak feldolgozását .