A civil szervezetek beszámolóinak letétbe helyezésével kapcsolatos gyakorlati tudnivalók

A civil szervezetek beszámolóinak letétbe helyezésével kapcsolatos GYAKORLATI TUDNIVALÓK

A civil szervezet az egyesülési jogról, a közhasznú jogállásról és a civil szervezetek támogatásáról szóló 2011. évi CLXXV. törvény (a továbbiakban Civil tv.) 30. § (1) bekezdése értelmében köteles a jóváhagyásra jogosult testület által elfogadott beszámolóját, valamint közhasznúsági mellékletét – kötelező könyvvizsgálat esetén a könyvvizsgálói záradékot vagy a záradék megadásának elutasítását is tartalmazó független könyvvizsgálói jelentéssel együtt – az adott üzleti év mérleg fordulónapját követő ötödik hónap utolsó napjáig (minden év május 31. napja) letétbe helyezni és közzétenni, kötelező könyvvizsgálat esetén ugyanolyan formában és tartalommal, mint amelynek alapján a könyvvizsgáló a beszámolót felülvizsgálta. A civil szervezet ezen kötelezettségének oly módon köteles eleget tenni, hogy beszámolóját és közhasznúsági mellékletét papír alapon meg kell küldenie az Országos Bírósági Hivatal (a továbbiakban OBH) részére közzététel végett.

(Országos Bírósági HivatalPf. 24., Budapest, 1363, A borítékon fel kell tüntetni a “beszámoló” elnevezést.)

A beszámoló letétbe helyezésénél az alábbi gyakorlati tudnivalókra célszerű figyelemmel lenni.Az OBH csak a pontosan kitöltött, eredeti, megfelelően aláírt, hiánytalan és beazonosítható okiratokat tudja befogadni és a honlapon közzétenni.

A civil szervezet beazonosíthatósága:

A beadványon pontosan, precízen kell a szervezet teljes nevét feltüntetni. Ügyelni kell arra, hogy a megjelölt név teljes mértékben egyezzen a civil szervezet nyilvántartásba vett nevével. (A pontatlan, elírást tartalmazó, hiányos, rövidített név esetén a szervezet beazonosítását az OBH nem tudja elvégezni. Ide tartozik az az eset is, ha a névben például „..” karakter szerepel.)

A beadvány formai és tartalmi megfelelősége:

A beszámoló megküldésekor figyelni kell arra, hogy az OBH csak az eredeti, a képviselő által szabályszerűen aláírt és keltezéssel ellátott OBHGEPI_pk141.jar, illetve OBGEPI_pk142.jar. formájú nyomtatványt tudja kezelni (A nyomtatványok letölthetők innen: http://civil.info.hu/intezze-el). A kitöltéskor különösen célszerű ellenőrizni, hogy a nyomtatványon a tárgyév rovatban a megfelelő év (tehát az az üzleti év, melyre a beszámoló vonatkozik) szerepeljen, a beadvány minden szükséges oldalt tartalmazzon. Amennyiben a beadvány valamely hiba, hiányosság okán mégis visszaküldésre kerül és a javítás kézzel történik, fontos a javítás ténye mellett annak keltezését is feltüntetni! Jelenleg az 1.6 és 1.5 verziójú nyomtatvány használható. Ha mégis a régebbi, 1.3-as nyomtatványt tudják csak elérni, akkor a tárgyévet a dokumentumra kézzel kell ráírni.
A beadvány elküldése előtt célszerű ellenőrizni, hogy az valamennyi szükséges oldalt, csatolmányt és mellékletet tartalmazza –e.

Amennyiben az éves beszámoló beküldését nem maga a civil szervezet végzi, hanem valamely más, például megbízás alapján eljáró közreműködő cég, vagy egyéb személy (pl. könyvelő, könyvelő iroda..stb) nyújtja be, akkor szükséges lehet ellenőrizni, hogy a beszámoló bírósági honlapon való közzététele valóban megtörtént –e.
A civil szervezetet akkor is terheli beszámoló beküldési kötelezettség, ha az adott tárgyévben nem volt pénzforgalma, illetve bevétele (nullás beszámoló).
Amennyiben a civil szervezet nyilvántartási adataiban változás következik be (székhelyváltozás, képviselő változása) az ennek nyilvántartásba vételére irányuló kérelmet az illetékes törvényszéken kell előterjeszteni.
A mérlegek mellé javasolt összeállítani szöveges, esetleg fényképes szakmai beszámolót arról, hogy milyen társadalmi tevékenységet végez a civil szervezet, továbbá kiket és mivel támogatott, valamint, ha versenyen vett részt, milyen eredményeket ért el. Ez különösen a pályázatokon való részvétel esetén lehet hasznos.

A beküldésnél fontos egyéb körülmények:

A Civil tv. rendelkezései szerint a szervezet az adott üzleti év mérlegfordulónapját követő ötödik hónap utolsó napjáig (minden év május 31. napja) köteles a beszámolót letétbe helyezni. Bár késedelem esetén a beszámoló megküldése még egy évig pótolható, azonban a civil szervezetnek is az az érdeke, hogy törvényi kötelezettségének határidőben eleget tegyen. Ez legtöbbször a pályázatokon való indulásnak is feltétele. Ugyanakkor a törvényi határidőkre figyelemmel a 2011. évi beszámolók beküldésére már nincs jogi lehetőség, ezek befogadására az OBH nem köteles.
Előfordulhatnak olyan esetek is, amikor a szervezet egyszerre, egy küldeményben több évre vonatkozó beszámolót, vagy több beadványt küld meg. Ilyen esetben a hiánypótlás elkerülése érdekében célszerű kísérő levelet csatolni, melyben röviden jelezni szükséges, hogy mi volt a többes beadás célja. (Például: az előző évi beszámoló javított verziója, az előző évről elmulasztott beszámoló és a tárgyévi beszámoló együtt …stb).
Fontos figyelni arra is, hogy a szervezetet csak abban az esetben terheli a beszámoló letétbe helyezésének kötelezettsége, ha a Civil tv. szerinti civil szervezetnek (egyesület, a párt kivételével és az alapítvány) minősül, vagy ilyen szervezet jogi személyiséggel bíró szervezeti egysége. Nem tartozik tehát az OBH felé beszámoló letétbe helyezési kötelezettséggel a társasház, a nonprofit kft., az ügyvédi iroda, vagy egyéb, esetleg közhasznú intézmény.
Amennyiben újabb, vagy kiegészítő (lemaradt) dokumentum pótlólagos megküldésére kerül sor a már közzétett beszámoló mellé (pl. közhasznúsági jelentés, szakmai beszámoló …stb) ezt a kísérő levélben javasolt feltünteti. Az OBH a pótlólagos közzétételt ilyen esetben elvégzi, tehát nem szükséges újból a teljes iratanyagot elküldeni.
A gyors és hatékony ügyintézés érdekében szíveskedjenek olyan értesítési, levelezési címet telefon és fax számot is megjelölni, mely valós és amelyen a postai küldemények átvétele ténylegesen megtörténik, ahol a szervezet képviselője valóban elérhető. Lehetőség szerint tüntessenek fel e-mail címet is, ezzel is elősegítve a gyors ügyintézést.

A beszámolók beküldése kapcsán felmerülő egyéb, technikai problémák és megoldásuk:

Mi a teendő abban az esetben, ha a szervezet nem tudja lekérdezni saját adatait a www.birosag.hu oldalon?

Ebben az esetben valószínű, hogy a régebbi verziószámú böngésző használata okozza a problémát, így célszerű az újabb verziószámú böngésző alkalmazása, amely a következő címen érhető el: http://www.birosag.hu/allampolgaroknak/tarsadalmi-szervezetek-es-alapitvanyok-nevjegyzeke (a továbbiakban: www.birosag.hu).

Hogyan kérdezhetők le a civil szervezet adatai?

A www.birosag.hu oldalon a következőképpen lehet a szervezet adataira keresni:

A bal oldalsó menüben találja a civil szervezetek névjegyzékét, klikkeljen rá, a felbukkanó kereső oldalon
Írja be a keresett szervezet nevének egy jellegzetes részét (minden százalék és egyéb jelek nélkül) és a települést. Ha kis településen keres, elég a település nevét beírni, és a kiszűrt adatok között kikeresni a szervezetet.
Klikkeljen a szervezet nevére, és láthatóak a szervezet aktuális adatai, valamint az elérhető, közzétett beszámolók letöltési lehetősége.
Ha a letöltés linkre „egér jobb klikk”-et használja, le is tudja tölteni „pdf” formátumban a beszámolót.
Ha esetleg végelszámolás alatt álló szervezetet keres, akkor az előbbieken felül a keresőben még jelölje be az oldalon a kis jelölő négyzeteket, amelyek a szervezet állapotát mutatják, miszerint „bejegyzett, felfüggesztett, törölt” stb.

Beküldhető –e elektronikus úton a civil szervezet a beszámolója?

A Civil tv. és a civil szervezetek bírósági nyilvántartásáról és az ezzel összefüggő eljárási szabályokról szóló 2011. évi CLXXXI. törvény hatályos rendelkezései szerint jelenleg a beszámolót papír alapon kell megküldeni az OBH-nak. Az elektronikus megküldésre 2015. január 1. napja előtt nincs jogi lehetőség.

Mire célszerű még figyelni a beszámoló postára adásakor?

Célszerű ajánlva, tértivevénnyel postázni a beszámolókat ezzel igazolható a megküldés időpontja is. Az ajánlott szelvényt és a tértivevényt szíveskedjenek megőrizni.
Amennyiben a beszámoló és mellékletei terjedelmesek, hasznosabb az iratokat iratgyűjtőbe helyezni és legfeljebb gemkapoccsal összetűzni. Lehetőség szerint az iratok ne legyenek összetűzve, ragasztva, vagy fóliázva, mert ez a beadvány szkennelését akadályozza, kibontásukkor az irat sérülhet.
Figyelemmel kell lenni arra is, hogy a szkennelés és így a közzététel is fekete-fehérben történik. Ennek megfelelően előnyösebb, ha nem színes formában kerül sor a beszámoló és mellékletei megküldésére. A vékony, vagy átlátszó papíron történő beküldés is problémás lehet a szkennelésénel, hasznosabb tehát megfelelő vastagságú, nem átlátszó papírt választani.
Amennyiben a beszámoló mellékleteként, szakmai anyagként esetleg könyv, újság, újságcikk…stb is készül, ennek közzétételére csak abban az esetben van mód, ha ezek a beszámoló részét képezik. Formailag ez úgy oldható meg, ha a kiadvány A/4-es lapméretre kinyomtatásra, vagy lefénymásolásra kerül.
Amennyiben a szervezetnek igazolásra van szüksége arról, hogy a már megküldött, de még közzé nem tett beszámoló az OBH részére beadásra került, célszerű benyújtani a megküldést igazoló tértivevény dátumát, vagy fénymásolatát, mert ez alapján a küldemény gyorsabban azonosítható.

TÁJÉKOZTATÓ

az Országos Bírósági Hivatal Országos Nyilvántartások Irodájának ügyfélfogadási rendjéről és elérhetőségeiről

ELEKTRONIKUS ELÉRHETŐSÉGEINK
Ügyfeleink esetleges kérdéseiket, észrevételeiket, egyéb megkereséseiket – amelyekre elektronikus úton fogunk válaszolni – az alábbi e-mail címekre írhatják:

központi: obh@obh.birosag.hu
munkatársaink: TosmagiE@obh.birosag.hu
hortobagyig@obh.birosag.hu
FOGADÓ ÓRÁK
A civil szervezetek képviselői a beszámolókat, közhasznúsági jelentéseket, személyesen is elhozhatják, illetve leadhatják munkatársainknak az erre kijelölt ügyfélfogadási időben:

Hétfő 8.00 – 15.00
Szerda 8.00 – 15.00

TELEFONOS ELÉRHETŐSÉGEINK
Ügyfeleinknek, valamint a civil szervezetek beszámolóinak leadásával kapcsolatos információk iránt érdeklődök számára lehetőséget biztosítunk telefonos felvilágosítás adására délelőtt 9 és 11óra között:

06/1-354-4165
06/1-354-4115
06/1-354-4242
Forrás: http://birosag.hu/allampolgaroknak/gyakorlati-tajekoztato

 



Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük

Ez az oldal az Akismet szolgáltatást használja a spam csökkentésére. Ismerje meg a hozzászólás adatainak feldolgozását .